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お客様各位

一斉メールの宛名相違に関するお詫び

　8月31日午後18時00分に、日本CFO協会より、会員及び検定試験、イベント等の各種サービスをご利用頂きましたお客様宛に「FASSのすすめ第9弾」というメールマガジンを電子メールにて一斉送信致しましたが、データ取扱の作業ミスにより電子メールの宛名を間違えて記載した文面を送信していたことが判かりました。
　お客様に対して大変なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。以下に、誤送信の経過・原因につきご説明とご報告をさせていただきます。

1. 誤送信の内容
　2009年8月31日（月）18時00分に、弊会が「FASSのすすめ第9弾」という件名の電子メールをお送りしたところ、一部のお客様の宛名部分に他のお客様のお名前を記載した内容で送信しておりました。メールを送信した後、弊会で誤送信の事態に気付き、送信手続きを行った電子メール送信のシステムを確認しましたところ、電子メール送信総数15,893名のうち12,698名のお客様にお送りした電子メールの宛名に他のお客様のお名前が記載されていることを確認致しました。19時20分に、取り急ぎお詫びとともに事実をご連絡するメールを該当するお客様にお送りさせて頂いた次第です。
他のお客様のお名前を記載した電子メールをお受け取りになられましたお客様におかれましては、大変恐縮でございますが電子メールを破棄頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

２．誤送信の原因
　弊会では、メールマガジンにてお客様に一斉に電子メールをお送りする際には、一般に利用されているメールソフト（アウトルック等）ではなく、お客様情報のデータベースよりメールアドレスとお名前を抽出して専用の電子メール送信用のシステムにデータをアップロードし、管理者が内容、宛先をチェックした後に送信する仕組みをとっております。メールマガジン送信用のシステムが外字を使用しているお客様のお名前を表示できないため、メールマガジンのリストをデータベースより抽出した後で担当者がデータ変換の作業を行っているのですが、昨日、弊会担当者がこの作業を行う過程でデータが途中より一行ずれてしまっていたことが判りました。作業プロセスのチェック体制が整っていなかったために今回のような事態を招く結果となってしまいましたこと深くお詫び申し上げます。
　チェック体制を強化してかかる事態の再発を防止する形を徹底しております他、同作業部分のシステム化を進めることで更に徹底を図る所存でございます。

３．お客様情報について
　今回の弊会による電子メール誤送信により、誤送信の対象となりましたお客様のお名前が他の1名のお客様の方に送られた電子メールに記載される事態となってしまいましたこと大変深くお詫び申し上げます。お客様の情報に関しましては、電子メールアドレスやご住所、電話番号など、お名前以外の一切の情報はメールマガジンの送信データ作成の段階から含まれておりませんでしたので、漏えいの対象とはなっていないことを確認させて頂きましたのでご報告申し上げます。

　今回の電子メールの誤送信の再発防止にとどまることなく、今回の事態をきっかけと致しまして改めて社内の事務プロセスの再点検を図り、お客様にご迷惑をおかけすることのないよう努力したいと存じます。今後とも引き続きご指導のほど宜しくお願い申し上げます。

2009年9月1日
日本CFO協会
専務理事　谷口　宏

本件に関するお問い合わせ先
日本CFO協会事務局
谷口、中山、本多
TEL　03-3556-2334　
Email　info@cfo.jp